今年南洋理工大学（以下简称南大）信息、知识和图书馆服务办公室（The Office of Information，Knowledge & Library Services，OIKLS）开发的图书馆馆藏分析（Collection Analytics，CA）仪表板正式投入应用，下文将介绍相关目的、背景及过程，为图书馆开展资源采购决策工作提供思路与参考。

　　目的和背景

　　南大信息、知识和图书馆服务办公室订购了大量的电子资源，促进南大的学习和研究。资源使用状况、用户画像、成本和订购方式等是图书馆在做续订决策时通常需要审视的重要信息。这些信息存在于图书馆内部各种不同的系统中，也存在于南大信息技术服务中心（CITS）或外部出版商和供应商的平台中。收集这些信息通常是一个费时费力的过程，且数据库的续订与订购通常设有严格的最后期限，一旦错过，这些数据库将无法供南大使用。在订购季，由于大多数数据库的续订与订购同时进行，图书馆负责订购事务的工作团队通常焦头烂额。

　　2022年初，OIKLS成立了一个跨职能的项目小组，致力于创建一个图书馆馆藏分析仪表板。此项目组由来自3个职能团队的5名成员组成，分别是：

　　1.项目经理（来自馆藏建设与财务团队）

　　2.技术负责人（来自数字技术与分析团队）

　　3.仪表板开发和数据工程师（来自数字技术与分析团队）

　　4.业务负责人（来自资源、发现与获取团队）

　　5.数据支撑主管（来自资源、发现与获取团队）

　　该项目的目标是建设一个整合的平台，通过一个易于使用的界面，准确、清晰、及时地整合和提供280多种电子资源的关键信息。该界面必须能支持自助服务，且员工并不需要具备高深的技术技能即能使用这些自助服务。信息的呈现也必须能够应对因需求的不同而变化的业务查询。该项目的成功实施将简化工作流程，提升OIKLS在订购评估和财务投入方面的循证决策能力。

　　攻坚克难

　　经过初步探索，项目组了解到，仪表板的创建涉及一个系统工程和一套整体的服务方法，涵盖从无数数据源到数据处理再到数据可视化的整个数据流动过程。项目组在整个过程中克服了许多挑战，包括探索一个适用的平台、识别数据源、获得数据所有人的许可，以及采取迭代的方法将数据可视化从而得出所需观点等。

　　刚开始时，OIKLS在开发数据分析服务或可视化仪表板方面的经验和技能有限。招募到合适的人才并非易事。项目组成员在工作中不断地加速学习，弥补技能上的不足。他们需要理解庞大的原始代理数据集的复杂性，学着推导出合适的指标并能自动计算。为了确保数据的准确性，必须对许多巨大的数据集进行数据清洗。他们还必须了解来自不同数据源的数据流的编程和自动化。同时，他们还必须增强开发和使用Qlik Sense（一款数据可视化与分析软件）应用程序的能力。

　　在管理利益相关者方面，项目组必须仔细地对OIKLS职能团队和图书馆管理的许多业务需求进行优先排序，并将其转化为适用的维度和指标。他们还得寻求CITS同事的协同支持，让其为数据表提供访问控制，同时设置Qlik Sense的管理权限。

　　在整个项目的过程中，项目组展现出足智多谋和坚韧不拔的精神，以一种新型的自助服务模式提供了一种新的分析工具，从而提升OIKLS做出合理的循证决策的能力。

　　提供新的馆藏分析能力

　　2023年1月，馆藏分析仪表板已交付给图书馆内负责资源采购、订购谈判和图书馆管理的团队使用。

　　在新的馆藏分析仪表板上，信息得以通过整合平台的直观界面准确而清晰地呈现，只需不到一分钟就能找到查询的答案。仪表板还能够有效地回答更多的业务问题，因为它囊括了其他的数据集。使用的简便性，加上响应的可视化，使其成为一项极大的服务创新。

　　以前，查找类似查询的答案通常需要一个多小时，因为工作人员必须首先在几个不同的系统中搜索，然后导出、合并和清洗数据，最后以便于使用的格式呈现。这也要求工作人员具备相当的软件应用技能和对多个系统的熟悉能力。

　　为了最大限度地提高运行效率，项目组寻求CITS的帮助，优化从多个来源和系统到仪表板的数据管道的技术和自动化。自动化的数据流使仪表板能够在预先设定的时间间隔内定期更新（如LibCal数据每天更新一次，代理数据每周更新一次），整个过程只需最小的人工干预。

　　该项目的成功至少释放了275个小时的工作时长，使工作人员能专注于价值更高的工作，实现更高的运行效率。更重要的是，它提升了数个团队的决策能力，使OIKLS能够实践循证图书馆学。现在，图书馆员有了有用的数据支撑，可以满怀信心地与出版商谈判成本高昂的合同，从而在续订时节省成本。

　　负责资源采购和馆藏建设的团队现在可以建立他们自己的查询，了解按用户群分类的数据库资源的使用情况和相关的数据，如资源的单次使用成本等，这有助于增强馆藏建设策略的针对性和准确性。这个仪表板对于其他负责学术参与和卓越服务的团队也很有帮助，因为使用数据可以显示使用情况的差距，有助于他们为用户群规划参与策略。此外，仪表板的DIY使用也改善了内部客户服务——部门负责人和领导无须询问资源采购团队即可获得他们自己的答案。

　　此外，项目组通过培训课程的介绍和分享为许多图书馆员带来了新的知识，拓展了他们的技能。这些经验和教训也提升了OIKLS在优化技术应用方面的能力，能够创新开发针对于其他职能领域的以用户为中心的分析服务，如机构库使用仪表板。

　　该项目于2023年3月荣获南洋理工大学SASD服务创新者奖。